Eine rationelle und effiziente Verwaltung von Ausrüstung und Vermögen des Unternehmens ist eine rentable Maßnahme
Inventarisierung bietet nicht nur einen Überblick über Ihr Inventar, sondern ist auch eine geeignete Maßnahme am Ende eines jeden Geschäftsjahres.
Das Beschriften des gesamten Inventars mit Barcode-Etiketten, das Registrieren und Verwalten in einer Datenbank ist ein effektiver Weg, um Kontrolle zu erlangen. Ideal hierfür ist die NILEX MOBILE-APPLIKATION zum inventarisieren, die automatisch und vollständig die Informationen über Ihre IT- und andere Geräte zeigen.
Eine nachhaltige Wartung Ihrer Geräte und Vermögenswerte ist nur möglich, wenn alle Informationen zu Beginn im Zusammenhang mit der Akquisition registriert wurden.
Es ist wichtig, zuerst zu überlegen, was inventarisiert werden soll. In der Regel werden jedoch Computer, Tablets, Mobiltelefone, Möbel, Drucker, Kopierer usw. mit einem Barcode-Etikett versehen und können somit geladen und inventarisiert werden.
Die Ergebnisse einer Inventarisierung können für verschiedene Zwecke verwendet werden. Für einige Unternehmen reicht es aus, sich einen vollständigen Überblick über die Vermögenswerte zu verschaffen. Um langfristig Kosten zu sparen und detailliertere Bewertungen zu ermöglichen, ist es auch sinnvoll, Kosten und Verträge pro Einheit zu registrieren und deren weiteren Bewegungen im Unternehmen zu verfolgen
Die detaillierten Hardware- und Softwaredaten aus dem elektronischen Inventar bilden auch die Grundlage für einen effizienten Service Desk im Geschäft und Support für die IT-Abteilung bei allen Fragen zur Computerausrüstung während des Supports oder der Beschaffung.
Das Inventarsystem ist die perfekte Grundlage für die IT-Inventarisierung: Das Scannen von Hardware und anderen mit Barcode-Etiketten gekennzeichneten Geräten ist einfach und effizient, geht schnell und unterstützt Sie nicht nur bei der Verwaltung von Hardware und anderen Geräten im gesamten Unternehmen, sondern übernimmt auch die Verwaltung der gesamten IT Ressourcen und andere Ausrüstung. Es bietet den modernsten Standard für die Verwaltung technischer, organisatorischer und kommerzieller Informationen über Ihre IT und andere Ressourcen in einem System.
Mit Mobile Inventarisierung kann das gesamte Inventar verwaltet werden, d. H. zusätzlich zur IT-Infrastruktur, z.B. auch Möbel und andere Einrichtungsgegenstände. Mit der mobilen Einheit wird registriert, in welchem Gebäude, Stockwerk und Raum sie sich befinden und welche Ausrüstung sich dort befindet. Geräte, die noch nicht im System registriert sind, können mit dem mobilen Gerät geladen werden.
Grundlage für Enterprise Asset Management (EAM) ist die Bestandsaufnahme aller Sachanlagen und Immobilien im Unternehmen. Dadurch wird die ITAM-Administration (ITAM) um Maschinen, Geräte und Fahrzeuge usw. erweitert.
Im Nilex-Inventarsystem können Sie Inventar- und Kundenspezifische Felder erstellen. Jedes Inventar und jeder Vermögenswert erhält durch das Barcode-Etikett eine individuelle Identität. Da alle Änderungen in den Assets protokolliert werden, ist immer alles korrekt, detailliert und eine vollständige Asset-Datenbank sowie historische Daten sind garantiert.
Die Daten zum Verlauf eines Assets und die Änderungen auf Feldebene können jederzeit angezeigt und nachverfolgt werden. Die im System angezeigten Assets werden in nachfolgenden Prozessen mit Organisationsdaten verknüpft. Auf diese Weise erhält jeder Zugang einen genauen Standort vom Gebäude, dem Boden und dem Raum. Darüber hinaus wird ein Vermögenswert normalerweise einem Mitarbeiter übergeben und dem Mitarbeiter zugewiesen.
Um betriebliche Angaben zu den Kosten zu machen, werden Handelsdaten im Anlagevermögen erfasst. Dies umfasst Anschaffungswerte, Finanzdaten wie Abschreibungen oder Leasingwerte sowie laufende Kosten wie Reparaturen oder wiederkehrende Kosten wie z.B. Wartung.
Nilex Inventarisierung bietet Ihnen einen Überblick über die aktuellen Kosten eines Vermögenswerts.
Das Vertragsmanagement ist ebenfalls ein wesentlicher Bestandteil von EAM, da Verträge die Grundlage für die Beschaffung, Garantie und den Betrieb von Vermögenswerten bilden. Dies gilt für Computer, Monitore, Lizenzen, Maschinen, Geräte und Fahrzeuge usw. Die Vertragsverwaltung in Nilex Vertragsverwaltung kann verwendet werden, um die verschiedenen Vertragsarten zu registrieren, Bedingungen und Garantien zu pflegen, Weiterleitungen zu aktivieren, Kündigungsfristen zu aktivieren, Verlängerungsfristen und Erinnerungen hinzuzufügen usw. Die Kostenseite jedes Vertrags kann abgebildet werden. Darüber hinaus können die finanziellen Anforderungen aus zukünftigen Verträgen ermittelt werden. Verträgen werden in EAM Assets Management zugewiesen und umgekehrt, sodass der kausale Zugriff auf einen Vertrag jederzeit im System sichtbar ist.
Alle Bewegungen von Geräten und Assets während des Lebenszyklus können in EAM abgebildet und dokumentiert werden. Die Ausgabe an einen Mitarbeiter löst z.B. das Ausgabeprotokoll. Alle Bewegungen werden auch in historischen Daten aufgezeichnet. Neben den rein organisatorischen Informationen spielen auch immer die aufgelaufenen Kosten eine Rolle: Die Kosten werden direkt im Vermögenswert erfasst und gegebenenfalls an die Kostenstellen weitergeleitet.
Wesentliche Prozesse im Lebenszyklus sind der erste Erwerb von Vermögenswerten und Inventarisierung. Die Nilex Mobile-Applikation unterstützt diese Prozesse auf Mobilgeräten wie Smartphones und Tablets. In der Inventur werden die Vermögenswerte des Unternehmens gescannt und bei der mobilen Applikation mit einem Lesegerät registriert. Das mobile Gerät überträgt registrierte Daten in die Datenbank.