En faktura kan enkelt beskrivas som en detaljerad sammanfattning av varor som säljs eller tjänster som är utförda. I lagböckerna talar man om att fakturan är ett dokument med ett krav på betalning från en gäldenär (fordringsägare) till en borgenär (betalningsskyldig) . Du som är näringsidkare måste i de allra flesta fall utfärda en faktura när du säljer varor eller tjänster.

Men hur fakturerar man? En faktura kan se ut på olika sätt, men det finns vissa komponenter som alltid måste finnas med. Här ska vi tittat närmare på vad detta viktiga dokument bör innehålla för att vara korrekt utformat.

Vad bör inkluderas i en faktura?

För den som försöker sig på att skapa en faktura för första gången så kan detta kännas överväldigande då det är en hel del information som bör inkluderas. Fakturor kan se ut på olika sätt men i grunden innehåller de samma information. Fakturan ska alltid innehålla det datum då den är utställd, ett fakturanummer samt säljarens och köparens adress. Den bör även tydligt visa säljarens samt köparens momsregistreringsnummer. I vissa fall (t ex vid EU-handel) behövs mer detaljerad information om transaktionens art och omfattning, specifikation (vad fakturan omfattar), pris, beskattningsunderlag för varje momssats, tillämpad momssats och momsbelopp.

Det finns även särskilda bestämmelser för hur fakturans betalningssätt ska anges. Om betalningsdatumet är ett annat än fakturadatumet, det vill säga om den ska betalas i förskott eller a conto, ska detta alltid anges. Detta är dock inte allt, här listar vi ytterligare fem viktiga saker som bör finnas med på en faktura:

● Säljarens plus- och bankgironummer

● Hänvisningar till eventuella beställningar och offerter

● Vilken typ av faktura det är fråga om

● Avsändarens och mottagarens referenser

● Uppgift om säljaren har godkännande för F-skatt

Fakturera så fort som möjligt

Måste man hålla sig inom en specifik tidsram när man fakturerar? I vissa fall finns det en tidsgräns. Denna gäller för bygg- och anläggningstjänster, unionsintern försäljning av varor samt gränsöverskridande försäljning. I andra fall finns det ingen tidsfrist, här är frågan framförallt hur fakturerar man enligt god affärssed för den bransch som man är verksam inom. Det kan även vara bra att ha i åtanke att för att skydda konsumenter så gäller en treårig preskriptionstid för fakturor, för den som köpt en köpt vara som näringsidkare gäller istället en tioårig preskriptionstid. För dig som är näringsidkare är det en god idé att digitalisera faktureringen. Fördelarna med en så kallad e-faktura är bland annat att den:

● Frigör tid och ger överblick

● Sänker kostnader och når mottagaren snabbare

Det råder ingen tvekan om att en fungerande fakturering är avgörande för företaget. Det behövs för att inbetalningar, redovisning och bokföring ska bli korrekt. Att ta fram den här typen av dokument kan dock upplevas som tidskrävande och krångligt. Den moderna tekniken har dock gjort det möjligt att effektivisera faktureringsprocessen. Tack vare digitaliseringen så kan denna process gå betydligt enklare och smidigare. Ett bra system för fakturering minskar risken för att du ska glömma något eller av misstag råka utelämna de komponenter som fakturan alltid ska innehålla. Det ger dig även en överblick över tid och hjälper dig att optimera ditt arbetsflöde.

Fakturering med Nilex

Inom kort lanserar vi en faktureringsfunktion i våra system som kommer att hjälpa er att förenkla er fakturering.