Vikten av intern digitalisering?

Efter satsningar från regeringen har digitalisering blivit ett hett ämne som många företag och myndigheter tar sig an genom stora förändringsprocesser. Organisationer har tagit sig an riktlinjerna för digitalisering externt, vilket har resulterat i en effektiviserad ärendehantering från kundens perspektiv, exempelvis genom appar och e-tjänster. Många interna ärendehanteringssystem ligger dock och släpar. Personalen skriver fortfarande ut papper som sedan skannas in, dokument förvaras i pärmar och medarbetarna fortsätter det analoga arbetet på många områden. Det är inte sällan som den interna delen av digitaliseringens inte får den del i budgeten som den faktiskt behöver.

Vad får ni ut av intern digitalisering?

En förändringsprocess är kostsam till en början, men en värdefull investering i längden. Framför allt om den genomförs på ett bra sätt. Att utnyttja digitaliseringen även internt har mängder med fördelar och bör därför inte enbart användas som en tillfällig lösning. Bland annat ökar effektiviteten inom ärendehantering för medarbetarna. Det är smidigare att leta efter digitala dokument än att slå i pärmar, vilket gör att personalen inte heller är platsbunden på samma sätt som tidigare. Detta påverkar i sin tur även den externa ärendehanteringen. Kunden behöver inte skicka in samma uppgifter en gång till på grund av papper som är på vift inuti organisationen.

Vilket är det bästa sättet att genomföra förändringsprocessen på? Det skiljer sig naturligtvis från organisation till organisation. Ingen arbetsplats är den andra lik när det kommer till struktur och kultur. Ledning och chefer kan försöka styra och reglera hur mycket de vill, det är likväl personalen som skapar det sociala klimatet på arbetet. Det finns dock en del tips som alla organisationer kan ha mer eller mindre nytta av.

Låt HR ta kontroll

Det är imperativt att komma ihåg vikten av en god introduktion för nyanställda. Om medarbetare inte etablerar sig i verksamheten från början löper företaget en större risk att den nyanställda avslutar sin anställning i tidigt skede. Känslor av försummelse och utanförskap hos den nyanställda bör förebyggas till varje pris av chefer och andra omgivande auktoriteter. Av den anledningen är automatiserade introduktionsprocesser och onboarding viktiga att lägga resurser på. Här spelar HR en viktig roll. HR finns till för att stötta cheferna i det dagliga arbetet, men även för att se till att arbetsstyrkan strävar efter att uppnå organisationens mål och visioner tillsammans. Det är även av vikt att systemstödet fungerar tidigt, helst första dagen. Konton för inloggning ska vara aktiverade, avtal ska signeras och lagras och lön ska betalas ut i slutet av månaden. Detta visar även på seriositet hos företaget.

Kvalitetssäkra ärendehanteringen

Genom att utvärdera och kontinuerlig uppföljning kan den interna ärendehanteringen ständigt effektiviseras. En viktig aspekt är att systemet är användarvänligt, då både inställning och kunskap bland medarbetare befinner sig på olika nivåer. Vissa är helt utan motstånd, andra tvärtom. Vissa är mer vana vid digitaliseringen, andra mindre. Genom att kvalitetssäkra blir ärendehanteringen mer transparent bland behöriga. En öppen verksamhet genererar mer tillit bland de involverade. När den interna digitaliseringen är kvalitetssäkrad genomsyras detta även till den externa – det blir helt enkelt en stark och stadig grund att stå på.