On – och Offboarding med stöd av Service Management

Onboarding: Hjälp för att säkerställ en perfekt start för nya anställda

"Onboarding" kan översättas med frasen "ta ombord". Detta fungerar också som en definition av processen som denna term beskriver. Med en Onboarding process kommer nya medarbetare snabbare in i en organisation eller ett företag på ett sätt som anpassar dem till deras roll och ansvar samtidigt som de känner sig välkomna. Det är en viktig process för nyanställda när de känner sig accepterade och är motiverade för de blir då snabbare produktiva och stannar längre på företaget. Onboarding är en win win situation för både anställda och företag.  

Service Management stödjer HR-processer

I praktiken är det i princip bara HR som arbetar med Onboarding och vanligtvis slutföra denna process utan assistans av andra avdelningar. Men för att garantera att en ny kollega har allt de behöver redan från början krävs engagemang från olika andra personer och avdelningar som IT, ekonomi och avdelningen den avdelning där den nyanställda skall arbeta.

Samordningen av dessa arbetsflöden är ofta dålig, rutiner och manualer inte alltid helt korrekta. . I den moderna tidsåldern av digitalisering och "kriget om talanger" kan dessa typer av fel få långtgående konsekvenser för ett företag. Dåliga offentliga betyg och bevisligen höga avgångsfrekvenser under de första veckorna av anställningen skrämmer potentiella sökande. Men det finns ett sätt att undvika dessa problem: digital onboarding uppbackad av ett funktionellt och effektivt Service Management System som kan säkerställa större struktur och avlasta HR-avdelningens arbetsbörda. 

En heltäckande, integrerad tjänstehanterings lösning är en hjälp att på ett transparent sätt tillhandhålla effektiva lösningar och Onboarding är ett exempel på ett automatiserat sätt. Med en Onboarding process sparar HR personal mycket tid och arbete och kvaliteten på de tjänster anställda får blir bättre. Ett centraliserat Service Management System med användarvänliga gränssnitt  på stationära datorer eller i mobilapplikationer gör arbetet för HR både enklare och effektivare.

När en nyanställd har skrivit på sitt kontrakt kan HR använda Service Management Systemet för att automatiskt initiera de processer som krävs. Utrustning, applikationer och tjänster kan godkännas, beställas och automatiskt konfigureras för medarbetarens roll med bara några klick. Detta minskar Arbetsbelastningen minskar för HR-avdelningen och kollegor inom HR är då fria att fokusera på viktigare uppgifter än detta administrativa arbete.

Onboarding processen bör ha hög prioritet i alla verksamheter eftersom onödiga kostnader kan sparas och andra fördelar uppnås. Standardiserade processer hjälper till att säkerställa att allt är på plats den första dagen för en anställd.

Onboarding är ett avdelningsövergripande  åtagande och poängen är att få den nyanställde bekväm med sin roll, sitt ansvar och med företagskulturen. 

Offboarding: Hur man uppnår fullständig transparens

Inventarie- och licenshantering, enhetskryptering, datakommunikation – IT-avdelningen har en lång lista när det kommer till offboarding och som med några få rekommendationer kan företag göra offboardings processen inte bara enkel och säker, utan också spara resurser, tid och pengar i processen. Lösningen är enkel – standardisering av processer. Processer kan standardiseras så att de inblandade inte riskerar att glömma något och samtidigt öppnar det dörren till processautomatisering. Två hörnstenar för säker offboarding är tillgångshantering (hårdvara och mjukvara) och säkerhetshantering. Inom båda områdena finns det olika aspekter att ta hänsyn till för att säkerställa framgångsrik offboarding. Hålla allt i sikte hela tiden: offboard med smart tillgångsförvaltning.

Offboarding och inventariehantering

Inventariehantering bygger på två grundläggande principer: transparens och enhetlighet. I själva verket innebär centraliserad hantering att IT-avdelningen har omedelbar transparens för alla enheter angående deras nuvarande status och eventuella ändringar som görs i dem. Moderna system använder intelligenta metoder för att automatiskt tillhandahålla lösningar och öka graden av automatisering i inventeringen. Det är ett sätt att registrera varje slutenhet och alltid veta dess status. När en anställd lämnar företaget krävs det bara en kort blick på systemet för att se vilka enheter den anställde behöver lämna tillbaka.

Effektiv inventariehantering har två fördelar för offboard processen: Transparens kring inventeringen gör att enheter kan lämnas in sista arbetsdagen snabbt och utan långa förberedelser. Det innebär också att detektering av dataavvikelser (övervaka dataflödet för företagssäkerhet), vilket är viktigt i offboard processen som kan göras effektivt och snabbt utan att förse en slutenhet med dataflöden. En optimal offboard process är en förening av tillgångs- och säkerhetshantering.                                    

Offboarding och mjukvaruhantering  

Verksamheter hanterar fortfarande sina licenser manuellt i Excel-kalkylblad – en process som kräver resurser. Förvaltning av programvara har länge varit en uppgift för verksamheter, men med rätt verktyg kan detaljerade rapporter hjälpa till att konsolidera licensstatusen för varje person och det kan göras automatiskt. På så sätt kommer företagen inte att behöva betala en dag mer än nödvändigt för de licenser som den avgående medarbetaren hade använt och IT kan omfördela dessa licenser på några sekunder, vilket också sparar personalresurser. Transparens för licens- och mjukvaruanvändning är också viktigt av efterlevnadsskäl, eftersom det gör att IT-avdelningen snabbt kan identifiera och lösa avvikelser och problem. En central inventering av hård- och mjukvara är en förutsättning för att de ska kunna tillhandahållas effektivt, men också vid begränsning av tillgångar om en anställd lämnar företaget. Den mest effektiva lösningen för att ge full transparens är scanning av nätet. Hårdvaru- och mjukvaruhantering konvergerar i Nilex Nätverksscannings verktyg. Det här verktyget gör det möjligt för IT-teamet att ha åtkomst över processer till all lagerdata för applikationer och inventerier. Samtidigt kan de identifiera befintliga och nya tillgångar genom hela serviceprocessen och tilldela dem till rätt användare.

Offboarding samtidigt som företagsdata skyddas: säkerhetshantering

Enhetskryptering och åtkomsträttigheter är nyckeln. Enhetskryptering är en viktig del av offboarding för att förhindra missbruk eller förlust. IT-avdelningen kan kryptera lagringsenheter, enskilda filer, molnlagring, hårddiskar och kataloger med hjälp av en säkerhetslösning som initieras av beställningen för Offboarding.

Fullständigt skydd av mycket känsliga uppgifter kan alltid garanteras. Det är också möjligt att utföra ytterligare autentisering. Och allt detta sker utan att användarna märker eller hindras i sitt dagliga arbete. Behörigheter är också tydligt definierade på alla sidor och data kan endast utbytas via behöriga personer och kanaler. Säkerhet från första till sista dagen garanterar också effektiv åtkomstkontroll för inventerier. Men enhets- och åtkomstkontroll skyddar inte bara mot missbruk av tidigare anställda, den möjliggör också aktiv, snabb hantering av åtkomsträttigheter från USB-minnen till trådlöst LAN och molntjänster.                                                                                                                

Styra dataflödet under offboarding      

Övervakning av dataflöden i en verksamhet är inte bara en fråga i ett offboard-sammanhang, utan det är en viktig process för att skydda företagsdata – en av de viktigaste tillgångarna för ett företag. Om IT-avdelningen har rätt verktyg till sitt förfogande kan den se alla dataflöden i nätverket med ett musklick, och till och med göra det effektivt och med visuella hjälpmedel. Detta innebär att det alltid finns full kontroll över alla slutenheter, gränssnitt och molndata. För att detta ska ske måste företagen prioritera korrekt dokumentation. Iögonfallande dataflöden, särskilt under offboardings processen är omedelbart uppenbara och IT-avdelningen kan snabbt dra lämpliga slutsatser.

Företag som har gjort ett bra grundarbete inom området endpoint management kommer att gynnas. En beteendebaserad utgångspunkt för varje anställd och varje slutenhet gör det ju lättare att upptäcka mönster. Först då känner systemet igen när något ovanligt händer, som när en anställd t.ex. plötsligt laddar upp en stor mängd data från en företagsägd enhet några dagar innan avresan. Systemet kan blockera försöket i realtid och förhindra skada i processen. Offboard processen är komplex och ibland förvirrande trots en hög grad av automatisering. Lyckligtvis finns det mjukvarubaserade lösningar som täcker alla dessa områden. Tillgångshanterings- och säkerhetslösningar hjälper till att spara tid och pengar genom att hantera dem genom det centrala verktyget Nilex Nätverksscanning. Det säkerställer också att offboarding processen optimeras samtidigt som de garanterar maximal transparens genom hela offboarding processen.

”Nilex digitala plattform effektiviserar processen för on/off boarding genom att tillhandahålla en uppsättning konfigurerbara verktyg: beställnings- och handläggarportal, godkännandehantering, e-post och sms notifikationer, ärende- och åtgärdshantering, inventariehantering, integrationer mot tredje system. 

Plattformen har långtgående funktioner för automatisering. Till exempel kan en on-board beställning skapa åtgärder för varje valbart objekt i beställningen, åtgärderna tilldelas respektive grupp eller handläggare; notifiera intressenter per automatik; skapa användare i AD och lägga till i AD-grupper; skapa och uppdatera inventarieobjekt med användarinformation; eller integrera mot ett annat informationssystem genom användning av powershell.”